Эффект отсутствия: готовимся к отпуску

Уйти в отпуск – это напряг. Устроить все дела так, чтобы на тебя не матерились коллеги, а мобильный не разрывался от звонков начальства – целое искусство. И вот как его освоить.

• Уточни, кто будет тебя заменять.

• Почисти компьютер от личных файлов перед уходом. Убери со стола личные предметы.

• Конфиденциальную информацию о компании, которая во время твоего отсутствия точно не потребуется, закрой паролем. Те же файлы, которые будут нужны в работе – лучше собери в одной папке и поставьте на рабочий стол (или ссылку на эту папку). Также нужно провести ревизию на своем рабочем столе и спрятать документы, которые не понадобятся во время твоего отсутствия.

• Проинструктируй «сменщика», чтобы новые файлы создавались только в этой папке – это значительно облегчит тебе жизнь после возвращения – не нужно будет разбираться, где, что и куда переместилось.

• Сотрудникам, заменяющим тебя, составь подробную памятку: что и когда нужно сделать. Также оставь полный список контактов клиентов, партнеров, коллег и подсказки, к кому и по каким вопросам они смогут обращаться.

• Кроме письменной памятки потребуется личная беседа с теми, кто будет тебя заменять. Постарайся объяснить все как можно подробнее. Лучше потратить время на объяснения сейчас, чем потом отрываться от отдыха, отвечая на панические звонки.

• Постарайся максимально завершить все текущие вопросы, чтобы коллегам не пришлось вникать в то, что сделано только наполовину. Кроме того, пока тебя не будет, появятся новые задачи – и после возвращения будет достаточно сложно и закрывать «хвосты», и заниматься новыми заданиями. Еще один аргумент в пользу завершения всех дел – это офисные интриги. Какая-то недоработка может быть использована против тебя недоброжелателями.

• Но в то же время не пытайся сделать работу наперед – так ты только устанешь еще больше и полотпуска будешь приходить в себя. Помни, что незаменимых людей нет, и твои коллеги вполне могут справиться с твоими обязанностями. В конце концов, ты же их заменяешь, когда они уезжают?

• Понятно, что все это потребует дополнительных затрат времени. Не откладывай все на последние дни перед отдыхом – каждый день понемногу готовь дела к отсутствию.

• Перед отпуском разошли всем заинтересованным лицам сообщение о том, в какие дни тебя не будет, кто тебя заменит и как с этими людьми можно связаться.

• Запиши в свой ежедневник список вопросов, которыми тебе нужно будет заняться сразу по возвращении – облегчи себе первый рабочий день после отпуска.

• В последний день передай ключи от ящиков стола, сейфов, офиса, пароль к компьютеру тем, кто будет тебя замещать.