Будь эффективным дома: 8 принципов организации работы по удаленке

• Наш канал-Telegram — подписывайся!

Удаленная работа сейчас - скорее необходимость и реальность, чем удовольствие только для фрилансеров (кстати, как настроиться на работу, если ты - фрилансер, читай тут). Каждая компания, безусловно, имеет свои правила организации рабочих процессов, но при работе из дома они часто оказываются неэффективными. 

Читай также: Как настроиться на работу, если ты фрилансер

Политика удаленки - вот что сейчас важно. не обговоренные правила и вечный режим ожидания могут привести к конфликтам и недоразумениям, плохой производительности и демотивации команды сотрудников. Проекты валятся, а работа стоит. Как этого избежать?

Вот тебе 10 лайфхаков, которые пригодятся, чтобы наладить удаленную работу (если ты шеф) и правильно организовать себя и рабочее место (если ты сотрудник):

1. Правила и инструкции

Идеально - создать единую базу документов и информации, касающихся всех аспектов деятельности компании: проекты, базовые данные, контакты команды, должностные инструкции, рабочий календарь, цифровая безопасность, оценки эффективности. 

Каждый сотрудник должен иметь доступ к такой базе и получать там ответ на свой вопрос - так можно разгрузить менеджеров от лишней коммуникации. 

2. Оценки производительности

Критериев оценки - масса: от количества взаимодействий с клиентами и времени, затраченного на проект, до количества закрытых задач. Некоторые компании и вовсе предпочитают трекеры онлайн-активности, но ведь важнее результат, чем количество часов за работой, верно? 

Встречи и собрания коллектива же можно проводить с помощью видеоконференции, но злоупотреблять не стоит - частота должна остаться та же, что и при очной работе. 

3. Планирование рабочего времени

В самом начале стоит определиться с графиком: кто и когда находится в доступе для командного взаимодействия. Например, все на связи с 10 до 18, с понедельника по пятницу, или каждый работает в комфортном ему графике (предварительно проинформировав команду). 

Установление правил и планирование времени позволит избежать конфликтов, а для сотрудников по отдельности - разграничить рабочее и личное время. 

Если ты начальник, не забывай разграничивать рабочее и личное время подчиненных

Pinterest

4. Коммуникация среди сотрудников

Когда нет личного контакта, управлять людьми сложнее, ведь переписка не отражает невербальную составляющую вроде жестов и эмоций. Потому-то и нужны видеозвонки для рабочих групп, ведь это дисциплинирует и удерживает внимание всех. 

Читай также: Как эффективно работать дома, сидя на карантине: 5 мужских советов

Стоит выбрать удобную для всех платформу - Skype, Zoom, Hangouts Meet, Discord. Ответственный за конференцию менеджер должен прописать цель и план встречи, следить за ее таймингом и устанавливать правила для команды + требования к внешнему виду. 

5. Платформа для рабочих задач

Все видеозвонки, проекты и задачи по всем проектам необходимо перевести на одну платформу для планирования (Jira, Asana, Trello, Worksection, Битрикс24 или другие). Правила постановки задач, алгоритмы действий, сроки, исполнители, ответственные за проект и команды также должны быть назначены. 

На платформах стоит завести одно нерушимое правило: если задачи в календаре нет, ее не существует. Также должны работать напоминания, регламент и доступ к базе документов. 

6. Оборудование и ПО

Сразу необходимо обговорить и такой момент, как компьютерная техника (собственность сотрудника или компании), цифровая безопасность и основные требования к скорости интернета / шифрованию. Доступ к общим облачным хранилищам и серверам должен быть обеспечен в соответствии с уровнем и должностью сотрудника. 

Можно использовать и хранилища для документооборота вроде Google Drive и Dropbox. 

Работать дома — прекрасно: можно и в окно поглазеть, и собаку погладить

Pinterest

7. Цифровая безопасность и техподдержка

За пределами офиса безопасность информации гарантировать сложно, ведь в компании сеть чаще всего закрытая. Потому стоит провести тренинги для сотрудников и оговорить условия работы в интернете, распространения файлов и т. д. 

Читай также: Стресс, лень, бесперспективность: 8 причин твоего нежелания работать

Во многих компаниях есть системные администраторы, оказывающие техническую поддержку на местах. При переходе на удаленную форму работы необходимо обеспечить сотрудникам доступ к технической поддержке в онлайне, разработать правила оформления запроса и каналы коммуникации.

8. Неформальное общение

В офисе многие привыкли коммуницировать на обеденном перерыве, кофе-брейке и т.д. Команде, которая работает удаленно, стоит рассказать друг другу о своем рабочем месте дома: быть может, кто-то работает под музыку, кто-то с котом на коленях, а у кого-то соседи этажом выше целый день сверлят стены. 

Стоит создать и отдельные каналы для неформального общения, обмена интересными ссылками и чата. Можно и в игру сыграть всем вместе, естественно, в нерабочее время.

Для тех, у кого даже после всего выше перечисленного все равно не получается работать эффективно дома, - для всех вас эта статья. Удачи!

• Наш канал-Telegram — подписывайся!