Переключиться на мобильную версию

Тайм-менеджмент: как эффективно планировать время

Два совещания, три бизнес-встречи, четыре отчета, сводка, аналитика, звонки, письма - и как это все успеть за один день? Сколько раз ты мысленно мечтал удлинить сутки на несколько часов, чтобы справиться со всем этим?
Тайм-менеджмент: как эффективно планировать время
depositphotos.com

Поверь, чтобы успевать, необязательно жить на работе или лишать себя полноценного сна и выходных, стоит просто научиться грамотно управлять временем.

Чтобы лечить болезнь, нужно сначала поставить диагноз.

Утреннее планирование

Читай также: Профессии будущего: ТОП-5 самых востребованных

Определи главных пожирателей твоего времени. Для этого специалисты в области тайм-менеджмента советуют перед тем, как приступить к работе, заняться четким планированием дня и ведения учета временных расходов.

Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени.

Но стоит также учитывать, что планировать стоит не более 60% времени, оставив 40% на всевозможные форс-мажоры.

С чего начать?

Часто время теряется попусту только потому, что человек не может определить, за что хвататься, куда бежать.  Таким образом, продуктивность блокируется стрессом. Выдохни и определи приоритеты. Для этого можно использовать Матрицу управления временем,  разработанную американским специалистом по вопросам руководства, автором книги “7 навыков высокоэффективных людей“ Стивеном Кови.

Матрица управления временем

I

Важные срочные дела

II

Важные несрочные дела

III

Неважные срочные дела

IV

Неважные несрочные дела

То есть, надо решать задачи относительно матрицы по порядку: в первую очередь делать важные срочные дела, затем важные несрочные дела, затем неважные срочные дела и в последнюю очередь неважные несрочные дела.

Читай также: Почему тебя не возьмут на работу: ТОП-3 причины

По мнению Кови, эффективные люди держатся подальше от квадратов III и IV, поскольку относящиеся к ним дела, пусть даже и срочные, не являются важными. Кроме того, залогом успеха и повышения эффективности является уменьшения сектора первого квадрата, в котором сосредоточены авральные проблемы, и большее акцентирование на квадрате №2. Ведь эффективные люди мыслят не проблемами, а возможностями.

Стол имеет значение

В эффективном планировании времени имеет значение даже мебель. В частности, стол. Представительница Национальной ассоциации профессиональных тайм-менеджеров США Стефани Дентон рекомендует приобрести L-образный стол: одну его часть использовать для того, над чем ты работаешь непосредственно сейчас, а на другую перекинь документы, над которыми еще предстоит поработать.

Таким образом, перед глазами у тебя не будет лежать все и сразу, и ты сможешь сосредоточиться на главном, не разбрасывая внимания.

Вознаграждение творит чудеса

Не секрет, что работа, которая вознаграждается, делается более эффективно. Вдохновляют даже мелочи. Поэтому установи себе маленькие награды за проделанную работу в установленные тобой сроки. Это всегда работает.

Не разбрасывайся временем

Читай также: Секреты управления: 5 уловок настоящего лидера

Выполняя важные задания, необходимо максимально сосредоточиться на них. Частые перерывы на перекуры, кофе, общение в соцсетях и т.п. забирают у тебя драгоценное время, которое, как известно, вполне можно измерять в денежном эквиваленте.

Рабочие расстановки

Производительность труда на протяжении дня у каждого человека меняется, достигая своих пиков и спадов. Независимо “жаворонок“ ты или “сова“, тебе обязательно нужно учитывать этот фактор.

Самые важные задания необходимо выполнять в первой половине дня, когда ты пребываешь на пике работоспособности. Именно в этот период лучше проводить важные встречи, совещание, где крайне важно быть собранным, эффективным и убедительным. В послеобеденное время производительность труда падает, поэтому стоит здесь сосредоточиться на выполнении работы рутинного характера, коэффициент важности которой значительно ниже.

Разделяй и властвуй

Очень важно уметь не только эффективно самому справляться с работой, но и делегировать ее другим.

Читай также: Работа без образования: ТОП-6 прибыльных профессий

Ни в коем случае не стоит всю работу и груз чужих проблем брать на себя. Если у тебя есть подчиненные, ты просто обязан грамотно распределить задания и контролировать их выполнение, но никак не делать самому.

Отдых в помощь работе

Как бы это не звучало парадоксально, отдых - очень важное условие эффективной работы. Как отмечают специалисты, очень важно отдыхать по пять минут каждый час. Такие переключения помогают сфокусировать усилия на важных делах.

Хочешь узнавать главные новости сайта MPort.ua в Telegram? Подписывайся на наш канал.

Комментариев (0)
Оставляя комментарий, пожалуйста, помните о том, что содержание и тон Вашего сообщения могут задеть чувства реальных людей, непосредственно или косвенно имеющих отношение к данной новости. Пользователи, которые нарушают эти правила грубо или систематически, будут заблокированы.
Полная версия правил
Осталось 300 символов
Реклама
Реклама
Реклама
Реклама
Для удобства пользования сайтом используются Cookies. Подробнее здесь